10 نصائح لـ ترتيب وتنظيم المكتب في العمل

ابدأ عام 2019 بقرارات جديدة واحترافيّة وابدأها بمكتبك!

 ترتيب وتنظيم مكتب العمل والمحافظة على نظافة سطح المكتب هي أحد أهم الأشياء التى تظهرك بشكل مختلف وتترك انطباع جيد بين عملائك أو زملائك، فتتعدد الأساليب التي من خلالها تظهر نظافتك واهتمامك بالمحيط الّذي تعمل به وخاصة المكتب الخاص بك ،فكلما كان زاد اهتمامك بتزيين المكتب وترتيب الملفات في محيط العمل كلّما زاد شعورك بالراحة النفسية أثناء العمل وسرعة الإنجاز، فلذلك استخدام منظمات المكاتب ورفوف مكتبية وادراج ترتيب وكل ما يخص بيئة العمل يؤثر على أدائك وراحتك، سواءً كان مكتب صغير أو كبير أو كان المكتب في العمل أو في المنزل. لذلك خصّصنا في "أعمال هَبْ" نصائح بسيطة لجعل مكتبك مميز وأنيق وعملي.

ولكن في البداية يجب معرفة لماذا ترتيب وتنظيم ونظافة المكتب مهمة؟

1-"الانطباع الأول يدوم " نعم عند رؤية أحدهم سطح مكتب فوضوي يترك انطباع بعدم نظافتك وفوضويّـتك في التعامل أثناء عملك لأن المكتب النظيف وترتيب الملفات وتزيين المكتب تمثيل مباشر لعلامتك المهنية الشخصية.

2-"مكان غير منظم = عقل غير منظم" لذلك كلما كان المكتب الذي تقوم بأداء مهامك به لا يحتوي على أدوات تنظيم المكتب وبه الكثير من الأشياء المنثورة هنا وهناك، سيعمل ذلك على تشتيت تركيزك وتركيز عملائك وزملائك أيضاً.

3- تنظيف سطح مكتبك وترتيب أدراج المكتب من الداخل باستخدام منظمات مكتبية تسهّل عليك العثور على الملفات والأوراق  بسرعة دون ضياع المزيد من الوقت فى الانشغال للحصول على شيء معين.

4- لا تتهاون في نظافة المكتب فقد تكون عرضة للفيروسات والبكتيريا التي قد تنتقل اليك من الأجهزة والأدوات التي تستخدمها باستمرار مثل اللّابتوب أو الكمبيوتر المكتبي أو لوحة المفاتيح فلذلك نظافة وتطهير المكتب والمحيط من حولك أمر مهم للغاية.

عرضنا لك أهم أسباب الاهتمام بنظافة المكتب وتنظيم الملفات

والآن تعرّف على طرق تنظيم وترتيب المكتب في العمل أو مكتب المنزل!

1-      تنظيف وترتيب سطح المكتب بإزالة الغبار والأوساخ ومسح أجهزة الكمبيوتر و الّلابتوب التي تستخدمها باستمرار خاصة بعد تناول أي وجبة ولا تترك أيّ أثر على مكتبك وخاصة أن كان المكتب من الزجاج .

2-      تخلّص من أكواب القهوة والمشروبات التى تتناولها أثناء عملك وامسح المناطق التي كانت عليها هذه الأكواب فور الانتهاء منها لتحافظ على نظافة سطح مكتبك.

3-      تنظيف وتعقيم اللوحات البيضاء والأجهزة المخصّصة للكتابة فور الانتهاء من اجتماعات العمل حتى لا تتراكم عليها الأوساخ نتيجة للكتابة المستمرة وعدم التنظيف.

4-      وضع سلة مهملات بالقرب من المكتب الخاص بك والتخلص سريعاً من الأوراق والأغراض الغير ضرورية وعدم تركها منثورة وتفريغ السلة قبل مغادرة المكتب للمحافظة على مكتب العمل نظيفاً ومرتباً لليوم التّالي.

5-      استخدم أدوات تنظيم المكتب الأنيقة لتنسيق وترتيب الملفات والأدوات التي تستخدمها بشكل مستمر مثل مسند الكتب وحامل الأقلام وسلة للملفات والأوراق وغيرها مما تحافظ على سطح المكتب أنيقاً ومرتباً.

6-      تخصيص أرفف مكتبية لترتيب الملفات الهامة الخاصة بأمور العمل فى بعض الحافظات وأدوات تنظيم المكتب وترتيبها بشكل منظم حسب الأولويّة لعملك وقم بوضعهم بشكل منظم ومرتب وقريبة منك.

7-      كتابة المهام الخاصة بك يومياً على بعض الملصقات أو المفكرة ووضعها على سطح المكتب أمامك تساعدك في ترتيب عملك والتركيز وسرعة الأداء.

8-      خصّص أحد ادراج مكتب عملك للأغراض الشخصية الزائدة على سطح المكتب مثل الجوّال وغيره من الأشياء الّتي قد تلهيك وتشتّت تركيزك وتجعل مكتبك غير منظم ومزدحم.

9-      تزيين المكتب بوضع بعض الورود والنباتات الطبيعيّة أو بعض العبارات الملهمة والتحفيزية مما يعطي المكتب أناقة وجمالاً طبيعياً وتمدّك أنت أيضاً بالطاقة والبهجة أثناء أداء عملك .

10-  احرص على تنظيم المكتب وجعل كابلات الأجهزة التي تقوم باستخدامها غير ظاهرة حتى لا تزعجك أو تظهر المكتب بشكل غير منظم .

لا تنسَ أنّ ترتيب ونظافة المكتب لهُ دور كبير في التأثير على أدائك ونفسيتك طوال ساعات عملك، فهناك الكثير من الأفكار الأنيقة والبسيطة والغير مكلفة في تنسيق المكاتب كل ما عليك هو إضافة بعض الزينة وأدوات التنظيم البسيطة وابدأ عملك براحة وتركيز واحتراف.